Σήμερα ο τομέας της διαχείρισης έργων θεωρείται ιδιαίτερα αναπτυγμένος και προσελκύει ιδιαίτερο ενδιαφέρον τόσο στον ιδιωτικό και δημόσιο τομέα, όσο και στην ακαδημαϊκή κοινότητα.

Αρχικά, ακολουθεί ο ορισμός του τι είναι το έργο, έτσι ώστε να γίνει ευκολότερα η κατανόηση του όρου:

«Έργο είναι μια ακολουθία μοναδικών, σύνθετων και αλληλοσχετιζόμενων δραστηριοτήτων που αποσκοπούν στην επίτευξη κάποιου συγκεκριμένου σκοπού. Όλες οι δραστηριότητες ενός έργου θα πρέπει να ολοκληρωθούν μέσα σε περιορισμένο χρόνο και με περιορισμένο κόστος ικανοποιώντας ταυτόχρονα τις προδιαγραφές ποιότητας που απαιτούνται». (Παντουβάκης, 2012)

Κύρια χαρακτηριστικά:

• Το έργο είναι προσωρινό, το οποίο σημαίνει ότι έχει προσδιορισμένη αρχή και προσδιορισμένο τέλος.

• Το έργο επίσης είναι μοναδικό, που σημαίνει ότι τα παραδοτέα που παράγει διαφέρουν κατά διακριτό τρόπο από όλα τα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες.

Πρόσθετα χαρακτηριστικά:

• Για να ολοκληρωθεί ένα έργο χρειάζεται να αναλωθεί χρόνος, χρήμα και πόροι.

• Στο έργο περιέχεται επιχειρηματικός κίνδυνος.

• Το έργο έχει οικονομικό προϋπολογισμό ή προϋπολογισμό κόστους.

• Το έργο ικανοποιεί συγκεκριμένες προδιαγραφές.

Το έργο αποτελεί προϊόν ανάγκης. Προορισμός του είναι η βελτίωση μιας υπάρχουσας κατάστασης, η οποία δεν κρίνεται ικανοποιητική ή να δημιουργήσει μια ολοκληρωτικά νέα κατάσταση με ευκαιρίες. Για να επιτευχθεί αυτό, χρειάζεται να εμπλακούν διαφορετικοί άνθρωποι και κοινωνικές ομάδες, οι οποίοι συνήθως έχουν διαφορετικά συμφέρονται αναφορικά με το έργο. Αυτοί είναι οι εμπλεκόμενοι στο έργο, από την αρχική σύλληψη της επενδυτικής ιδέας μέχρι την τελική παράδοσή του για χρήση και αποτελούν προϋπόθεση για τη δημιουργία του.

Συνοπτικά παρουσιάζονται στη συνέχεια:

• Ιδιοκτήτης ή κύριος του έργου: είναι αυτός που έχει την αρχική ιδέα του έργου ή την ανάγκη των υπηρεσιών τις οποίες θα προσφέρει το έργο μετά τη παράδοσή του. Επίσης είναι αυτός που καθορίζει τον σκοπό του έργου. Κύριος του έργου μπορεί να είναι ένας ιδιώτης, μια επιχείρηση ή ακόμα και το Δημόσια στις περιπτώσεις των δημοσίων έργων.

• Μελετητής του έργου: είναι αυτός που σύμφωνα με τις ανάγκες του ιδιοκτήτη, σχεδιάζει το έργο. Μπορεί να ανήκει σε μία επιστημονική ειδικότητα ή, εάν το έργο είναι μεγάλο και υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις, μπορεί να συμμετέχει μια ομάδα από επιστήμονες διαφόρων ειδικοτήτων.

• Κατασκευαστής του έργου: ονομάζεται επίσης εργολάβος ή ανάδοχος. Είναι υπεύθυνος για την κατασκευή του έργου σύμφωνα με τις απαιτήσεις που προδιαγράφονται στη μελέτη. Ο κατασκευαστής μπορεί να είναι ένα πρόσωπο ή μια εταιρεία.

Συχνά αναμειγνύονται κι άλλοι συμβαλλόμενοι, χωρίς όμως να αποκτούν στενή σχέση με τον οργανισμό που είναι υπεύθυνος για την κατασκευή του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να χρειασθεί να εμπλακεί μια δημόσια υπηρεσία για να χορηγήσει κάποια άδεια ή μια τράπεζα για να χρηματοδοτήσεις τις ανάγκες του έργου.

Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που επιδρούν σε κάθε έργο. Πέρα από τον οικονομικό, τον χρονικό και τον ποιοτικό, σημαντικό ρόλο παίζουν παράγοντες όπως ο κοινωνικός, ο θεσμικός και ο νομικός.

Όλοι οι παραπάνω επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα, τα χαρακτηριστικά όμως, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως δείκτες για να εκτιμηθεί αν το τελικό αποτέλεσμα είμαι θετικό ή αρνητικό, είναι τα εξής τρία: να τηρηθούν ο χρονικός προγραμματισμός, ο προϋπολογισμός και οι ποιοτικές προδιαγραφές του έργου.

Είναι καθοριστικής σημασίας ο Project Manager που θα αναλάβει τη διαχείριση του έργου να έχει τις απαραίτητες γνώσεις και την εμπειρία, ώστε να βρίσκεται σε θέση να πάρει τη σωστή απόφαση την κρίσιμη στιγμή.

Η ικανοποίηση των παραπάνω χαρακτηριστικών, αποτελεί το βασικό κριτήριο επιτυχίας το έργου με επιδίωξη το ελάχιστο κόστος, με τη μέγιστη ποιότητα, στο μικρότερο δυνατό χρόνο. Τις περισσότερες όμως φορές, αυτοί οι δείκτες λειτουργούν ανταγωνιστικά μεταξύ τους.

Γραφική αναπαράσταση σχέσης Κόστους – Χρόνου – Ποιότητας, Πηγή εικόνας: elearningindustry.com

Η ακριβής τήρηση του προϋπολογισμού ενδέχεται να προκαλέσει μείωση της ποιότητας του έργου και αύξηση στο χρόνο υλοποίησης του έργου. Η ακριβής τήρηση των ποιοτικών προδιαγραφών ενδέχεται να οδηγήσει σε υπερβάσεις ως προς το κόστος και το χρόνο.

Η ακριβής τήρηση του χρονοδιαγράμματος μπορεί να προκαλέσει υπέρβαση του προϋπολογισμού και μείωση της ποιότητας του έργου. Τα παραπάνω κριτήρια, καθορίζουν τον στόχο του κάθε έργο, έχουν διαφορετική βαρύτητα όμως από έργο σε έργο. Ευθύνη του project manager είναι να επιλέξει τη βέλτιστη λύση ανάλογα με τις ανάγκες του έργου. Άλλη μια βασική έννοια που είναι απαραίτητη για να γίνει κατανοητή η αναγκαιότητα της Διαχείρισης Έργου, είναι ο κύκλος ζωής του έργου.

Το κοινό χαρακτηριστικό όλων των έργων είναι ότι όλα έχουν αρχή, διάρκεια και τέλος. Η σύλληψη της ιδέας για να κατασκευασθεί το έργο είναι η αρχή, ενώ το τέλος θεωρείται είτε η παράδοσή τους προς χρήση, είτε η συμπλήρωση της φυσικής ζωής του.

Παρακάτω παρουσιάζονται τα στάδια του κύκλου ζωής όπως είναι γενικώς αποδεκτά:

1. Το στάδιο του εννοιολογικού σχεδιασμού, όπου περιγράφεται η ευκαιρία ή το πρόβλημα που αναγνωρίσθηκε και τονίζεται η αναγκαιότητα του έργου.

2. Το δεύτερο είναι η εκπόνηση του σχεδίου υλοποίησης του έργου. Θεωρείται η πιο σημαντική φάση στον κύκλο ζωής του έργου.

3. Το επόμενο στάδιο είναι μεταβατικό, σε αυτό ιδιοκτήτης του έργου ψάχνει τον καταλληλότερο κατασκευαστή ή ανάδοχο.

4. Το τέταρτο στάδιο είναι αυτό της υλοποίησης του έργου. Αυτό περιλαμβάνει την κατασκευή, την ολοκλήρωση και την παράδοση του έργου στον τελικό χρήστη.

5. Συχνά παρουσιάζεται μια πέμπτη φάση, αυτή της λειτουργίας και της συντήρησης του έργου.

Κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου, τα επίπεδα κόστους και στελέχωσης δεν είναι σταθερά, αλλά μεταβαλλόμενα. Στην αρχή, όπου γίνεται η μελέτη του έργου, μια ομάδα μηχανικών, όλων των απαιτούμενων ειδικοτήτων, συμβάλει στη μελετητική ωρίμανση και ανάπτυξη του έργου. Στη συνέχεια, όπου ξεκινάει η υλοποίηση του έργου, όλο και περισσότεροι εμπλεκόμενοι (ανθρώπινοι πόροι και μηχανολογικός εξοπλισμός) συμβάλλουν στην παραγωγική διαδικασία.

Ένα άλλο χαρακτηριστικό των έργων είναι ότι η δυνατότητα επιρροής των εμπλεκομένων του έργου, όσον αναφορά την τελική διαμόρφωσή του, μειώνεται συνεχώς με τη πάροδο του χρόνου, όσο προχωρούν οι εργασίες.

Τέλος, όσο το έργο προχωράει στη φάση της κατασκευής και ολοκλήρωσής του, τόσο αυξάνεται το κόστος για να επιτευχθεί μια αλλαγή στο τελικό προϊόν από αυτό που σχεδιάστηκε. Συνδυαστικά από όλα τα παραπάνω αναδεικνύεται η αναγκαιότητα συνολικής και άρτιας διαχείρισης του έργου, από την αρχική σύλληψη έως την ολοκλήρωσή του.

Άρθρο του Φώτη Χατζηχριστάκη | Διπλ. Αρχιτέκτων Μηχανικός, MSc Engineering Project Management | Εταιρεία Delta Engineering – Σύμβουλοι Μηχανικοί / Τομέας Μελετών & Αδειοδοτήσεων Επιχειρήσεων Υγειονομικού Ενδιαφέροντος

Πηγή κεντρικής εικόνας: studyingram.com

Υποβάλλετε ένα άρθρο

Το όνομά σας *

Το email σας *

Το θέμα του άρθρου σας *